Visitar los lugares que tienen pensado rentar para casarse es otra de las tareas fundamentales que deben hacerse para que la celebración se lleve a cabo. Hay muchas preguntas que debes responder antes de elegir la locación perfecta.
¿El salón tiene capacidad para acoger a mis invitados?
¿El lugar renta el espacio con o sin el servicio de catering?
¿Hay límite de hora para el evento?
¿El hotel tiene acceso para personas discapacitadas?
Estas son algunas de las preguntas que hay que resolver para saber si es la locación que necesitan.
Cuatro cosas que debes saber antes de rentar un sitio:
Para que sus visitas sean productivas necesitarán la información básica para la boda:
Estilo de boda. Este paso los llevará al tipo de locaciones en las que deben enfocarse. Definiendo si quieren casarse, por ejemplo, de día, al aire libre, en la playa, si quieren que sea elegante o rústica; esto los ayudará a agilizar cuales serán los recintos que se adecúen al estilo de celebración que desean.
Fecha de la boda. Ya definido el tipo de locaciones que les interesa, este dato les servirá para seleccionar la disponibilidad.
Número de invitados. Con el estimado de invitados pueden filtrar lugares que tengan la capacidad que necesitan y si costean el banquete.
Presupuesto. Con este dato irán descartando locaciones cuyas tarifas no sean asequibles y modalidades de pago que tampoco se ajusten a su plan.
Visita los lugares
Al ir a todas las locaciones de boda podrán confirmar la capacidad del sitio y si es suficiente para que ustedes tanto como sus invitados se sientan cómodos. Asimismo, verán si realmente cuentan con todos los espacios que anuncian.
El recorrido también servirá para comprobar que las instalaciones se encuentran en óptimas condiciones y averiguarán si el día de la celebración estarán a su entera disposición.
A su vez, podrán confirmar si hay acceso para personas discapacitadas o de la tercera edad, ubicar áreas de seguridad y salidas de emergencia. También medir tiempos de traslado, la seguridad de las zonas y ver referencias sobre la dirección del lugar.
Información detallada
Si van preparados con las características de los lugares será más fácil y podrán hacer ciertas anotaciones. Pero si no saben cómo son los recintos, deben investigar a fondo su capacidad, dimensiones, con qué espacios cuentan y que estén en buenas condiciones. Sin embargo, contemplen esta información importante.
Precios. Para evaluar si les convienen o no, necesitarán saber a cuánto asciende la renta del lugar, cuántas horas incluye, el costo del tiempo extra o si el evento está exento de límite de duración. También contemplen cuánto deben dar como anticipo para apartarlo, si tienen que abonar otra parte cuando se firme el contrato, cuáles son las modalidades de pago y qué plazo tienen para liquidar. No está de más que sepan cuáles son las políticas de cancelación y cuál sería la penalización.
Paquetes. Antes de cotizar el banquete o el mobiliario, tomen en cuenta que muchas locaciones ofrecen estos servicios y pueden armar diferentes paquetes. Uno básico podría incluir la renta del lugar, el menú y el montaje.
Proveedores con los que trabajan. Hay locaciones que manejan convenios de exclusividad con ciertos proveedores y son a los únicos que podrían contratar. Las listas de estos proveedores suelen compartirlas en la visita, pero en caso de que no les interesen los servicios de catering, música o fotografía que ofrecen los recintos, valdría la pena que revisaran antes si es posible rentar solo el lugar para casarse.
Comodidad primero
Si por estar más tranquilos les interesa que la celebración se lleve a cabo en el mismo lugar, investiguen si los recintos disponen de todo para celebrar la ceremonia civil y religiosa.
En caso de que busques locaciones con hospedaje, comprueba que las habitaciones alcanzarán para los invitados y si son sencillas, dobles o triples. Asimismo, verifica si hay suites para que puedan arreglarse para pasar su noche de casados.
El estacionamiento es otra de las áreas funcionales a considerar, inspeccionen para cuántos autos tiene capacidad, si cuenta con el servicio de valet parking y si va incluido en la renta del lugar o tiene costo adicional.
Visitas paulatinas
Después de la entrega del anillo de compromiso puede parecer que la fecha de la boda está muy lejos, pero si no agilizan sus tiempos desde el principio, los preparativos siempre irán contra reloj. Verifiquen si tienen disponible la fecha que les interesa, su capacidad se ajusta al número de invitados que tienen contemplado y, de acuerdo con la información que han recabado, los espacios y servicios cumplen con lo que necesitan.
Ve con tu pareja a la localidad
Cuatro ojos ven un panorama más amplio que dos. Si uno va más enfocado a los arreglos florales con los que se pueden decorar los recintos, el otro puede orientarse a cuestiones técnicas que a veces se escapan como la climatización o la iluminación. Así, no les ganan las prisas y reducen el riesgo de contratiempos.
Salgan de dudas
Si bien es cierto que hay que estar preparados para solucionar contingencias, hay situaciones que sí se pueden prevenir. Por ejemplo: Si la celebración es al aire libre, ¿qué pasa si llueve? En caso de que la locación no tenga cocina o que no quieran contratar el servicio de catering ahí, ¿qué pasa si la comida y el pastel no llegan a tiempo?
Más que pensamientos negativos son eventualidades razonables para las cuales las locaciones deben estar equipadas y su misión es inspeccionar carpas o espacios techados a los cuales se pueda trasladar el evento.
Consideren en su presupuesto tiempo extra por si el programa se retrasa y aclaren si las soluciones tienen costo adicional.
Preparen su lista de dudas en pareja, así, las que no se le ocurran a una cabeza, se le ocurrirán a la otra. Ya en los lugares, complementen sus enfoques y, si es posible, tomen fotos para que tengan un mejor panorama de la distribución de las mesas o los detalles con los que decorarán. ¿Se les antoja iniciar ya los recorridos? ¿Qué tipo de locaciones les interesan para su boda?
